Money Matters in Government Office

Money Matters in Government Office

-Dr. Lalit Kumar

Utilizing Public Money in Government Office:

After joining a Government job, each employee is expected for adopting absolute integrity in official functions. Whatever task is assigned; it is assumed that proper account of utilizing money or financial resources be maintained by the employee. The Government Accounting Rules, 1990 guides to adopt the accounting systems for fair representation of the resources utilized in the office. Before joining the Government job, an employee may be using personal money or parents’ money and maybe extravagant in the making of expenses but while using public money or government money, it is expected that decisions are taken keeping in view various rules, instructions, and directions of Government. While in personal life, it was not mandatory to keep the account of money utilized on which expenses/assets and even there is no-one to put a finger against the person for misuse of the money, but in case of using money in Government, there are rules and instructions which can prove the irregularities on part of employees, there are RTI Activists seeking information of business affairs of Government offices to find out the irregularities of Officers / Officials, there are people who are waiting for any mistake by any employee so that they take benefit of it with making complaints.

Why there is a need of reporting particulars of expenditure and incomes?

The Government Officers are recruited and selected very sincerely. It is also a well-known fact that everyone works very sincerely with absolute integrity. In such cases, why maintain accounts and report the same? When Senior Authorities have trust in the functions of Subordinate Officers then why maintain accounts and prepare the reports? All monetary transactions are recorded in Cash Book and even compiled at the level of Accountant General to check the irregularities. There are heads for booking of each expense, strict guidelines to categorize as per guidelines of Accounting Rules; so that it can be reported in the State Assembly or Parliament whenever public representatives ask for the information. How many payments are made for Salaries? How much is being spent on Education or Health or Legal Services or any other public service? How much amount is realized from income tax or GST or fines and penalties etc.? How much tax and non-tax revenue is being utilized by the Government?

Audit of money utilized in Government:

No doubt, the primary aim of the Government is public welfare and the public services are rendered without expectation of any profit out of the welfare activities. Since the money is collected from the public by the imposition of taxes, it is required to verify whether the money is utilized as per rules or not. Transparency and accountability in financial records is the duty of Head of Departments (HoDs) and for this purpose, generally the Finance Department issues instructions and guidelines including the economy in expenditure, budgetary control, timely submission of returns, and also compliance of each rule in office. For this purpose, it is expected to adopt well-organized accounting systems with provisions for checks to ensure financial control.

Where the money is utilized?

Whether it is personal life or official, the money can be utilized on two things either on consumption expenditure / procuring services or making of investments / procuring goods. In Government, the records are maintained with proper debit and credit; however, the style is to book the expenses or credit the revenues in prescribed heads. These booking of expenses and crediting of incomes finally form the monthly accounts then annual accounts for the decision making of the Administrators / Ministers. It does not matter whether the Single Entry System is used or Double Entry System, whether the accounts are manually maintained or on computers, whether the base of identifying transactions is cash basis or accrual basis. It matters whether there is transparency and fairness in maintaining the accounts or not. Wherever money is utilized, that should be audited by the Auditors and irregularities should be traced with proper action against the persons found guilty. 

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Hindi Version:

सरकारी कार्यालय में धन का मामला

 -डॉ. ललित कुमार

 सरकारी कार्यालय में जनता के पैसे का उपयोग:

 सरकारी नौकरी में आने के बाद, प्रत्येक कर्मचारी से आधिकारिक कार्यों में पूर्ण सत्यनिष्ठा अपनाने की अपेक्षा की जाती है। जो भी कार्य सौंपा जाता है; यह माना जाता है कि कर्मचारी द्वारा, धन या वित्तीय संसाधनों के उपयोग का उचित लेखा-जोखा रखा जाए। सरकारी लेखा नियम, 1990 कार्यालय में उपयोग किए गए संसाधनों के उचित प्रतिनिधित्व के लिए लेखा प्रणाली को अपनाने के लिए मार्गदर्शन करते है। सरकारी नौकरी में आने से पहले, एक कर्मचारी व्यक्तिगत धन या माता-पिता के धन का उपयोग कर रहा होता है और शायद खर्चे फालतू भी हो, लेकिन  सरकारीधन का उपयोग करते समय, यह अपेक्षा की जाती है कि निर्णय विभिन्न नियमों, निर्देशों, और सरकार के निर्देशके अनुसार लिए जाएं।जबकि निजी जीवन में खर्च किए गए धन का लेखा जोखा रखना अनिवार्य नहीं होता। निजी जिंदगी में पैसे खर्च करो या निवेश, सदुपयोग करो या दुरुपयोग, व्यक्ति पर उंगली उठाने वाला कोई नहीं है, लेकिन सरकार में धन का उपयोग करने के मामले में, ऐसे नियम और निर्देश हैं जो कर्मचारियों की ओर से अनियमितताओं को साबित कर सकते हैं, अधिकारियों / अधिकारियों की अनियमितताओं का पता लगाने के लिए सरकारी कार्यालयों के व्यावसायिक मामलों की जानकारी लेने वाले आरटीआई कार्यकर्ता हैं ऐसे लोग हैं जो किसी भी कर्मचारी द्वारा किसी भी गलती की प्रतीक्षा कर रहे हैं इसलिए कि वे शिकायत करके इसका लाभ उठाएं।

 व्यय और आय के विवरण की रिपोर्टिंग की आवश्यकता क्यों है?

 सरकारी अधिकारियों की भर्ती की जाती है और उन्हें बहुत ईमानदारी से चुना जाता है। यह भी एक सर्वविदित तथ्य है कि हर कोई पूरी ईमानदारी के साथ काम करता है।

जब सभी ईमानदार हैं तो हर मामलों में, खातों का रखरखाव और उसकी रिपोर्ट क्यों करें? जब वरिष्ठ अधिकारियों को अधीनस्थ अधिकारियों के कार्यों पर भरोसा है तो लेखों

का रखरखाव और रिपोर्ट क्यों तैयार करें? सभी मौद्रिक लेनदेन को कैश बुक में दर्ज किया जाता है और यहां तक ​​कि अनियमितताओं की जांच के लिए महालेखाकार के स्तर पर लेखों को संकलित किया जाता है। प्रत्येक व्यय की बुकिंग के लिए उपयुक्त हेड हैं, लेखांकन नियमों के दिशानिर्देशों के अनुसार वर्गीकृत करने के लिए सख्त दिशानिर्देश हैं; ताकि जब भी जन प्रतिनिधि सूचना मांगे तो राज्य विधानसभा या संसद में इसकी सूचना दी जा सके। वेतन के लिए कितने भुगतान किए जाते हैं? शिक्षा या स्वास्थ्य या कानूनी सेवाओं या किसी अन्य सार्वजनिक सेवा पर कितना खर्च किया जा रहा है? आयकर या जीएसटी या जुर्माना और दंड आदि से कितनी राशि की वसूली होती है? सरकार द्वारा कितने कर और गैर-कर राजस्व का उपयोग किया जा रहा है? सबका विवरण तैयार किया जा सकता है।

 सरकार में उपयोग किए गए धन की लेखापरीक्षा:

 निस्संदेह, सरकार का प्राथमिक उद्देश्य लोक कल्याण है और लोक सेवाओं को कल्याणकारी गतिविधियों से बिना किसी लाभ की अपेक्षा के प्रदान किया जाता है। चूंकि जनता पर कर लगाकर धन एकत्र किया जाता है, इसलिए यह सत्यापित करना आवश्यक है कि धन का उपयोग नियमों के अनुसार किया गया है या नहीं। वित्तीय अभिलेखों में पारदर्शिता और जवाबदेही विभागाध्यक्षों (एचओडी) का कर्तव्य है और इस उद्देश्य के लिए, आम तौर पर वित्त विभाग व्यय, बजटीय नियंत्रण, समय पर रिटर्न जमा करने, और प्रत्येक नियम के अनुपालन में मितव्ययिता सहित निर्देश और दिशानिर्देश जारी करता है। 

प्रत्येक कार्यालय से इस उद्देश्य के लिए, वित्तीय नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए उचित प्रावधानों के साथ सुव्यवस्थित लेखा प्रणाली को अपनाने की उम्मीद है।

 पैसे का उपयोग कहाँ किया जाता है?

 चाहे वह निजी जीवन हो या आधिकारिक, धन का उपयोग दो चीजों पर किया जा सकता है या तो उपभोग व्यय / सेवाओं की खरीद या निवेश / सामान की खरीद पर किया जा सकता है। सरकार में, अभिलेखों को उचित डेबिट और क्रेडिट के साथ रखा जाता है; हालाँकि, शैली खर्चों को बुक करने या राजस्व को निर्धारित शीर्षों में जमा करने की है। व्यय की ये बुकिंग और आय जमा करने से अंतत: प्रशासकों / मंत्रियों के निर्णय लेने के लिए मासिक खाते और फिर वार्षिक खाते बनते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि सिंगल एंट्री सिस्टम का उपयोग किया जाता है या डबल एंट्री सिस्टम, चाहे खातों को मैन्युअल रूप से या कंप्यूटर पर बनाए रखा जाता हो, चाहे लेनदेन की पहचान का आधार नकद आधार या प्रोद्भवन आधार हो। यह मायने रखता है कि खातों को बनाए रखने में पारदर्शिता और निष्पक्षता है या नहीं। जहां कहीं भी धन का उपयोग किया जाता है, उसका लेखा परीक्षकों द्वारा ऑडिट किया जाना चाहिए और दोषी पाए जाने वाले व्यक्तियों के खिलाफ उचित कार्रवाई के साथ अनियमितताओं का पता लगाया जाना चाहिए।.

*Copyright © 2021 Dr. Lalit Kumar. All rights reserved.

This article is written by Dr. Lalit Kumar Setia; a renowned author and trainer. The article was published on 26th August, 2021 and last updated on 4^th September, 2021. The writer can be contacted on lalitkumarsetia@gmail.com 

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